একটি বেসিক ফাইলিং সিস্টেম শুরু করুন
অনেক আর্থিক তথ্য যা সংগঠিত এবং প্রক্রিয়াকরণ করা প্রয়োজন, এবং একটি সহজ ফাইলিং সিস্টেম এই কম কাজ করতে পারেন। আপনি মূলত নিম্নলিখিত সমস্ত বিভাগগুলিতে আপনার সমস্ত আর্থিক কাগজপত্রগুলি ভেঙ্গে দিতে পারেন:
- বিল এর কারণে
- গুরুত্বপূর্ণ নথি রাখা
- আইটেম ছিটানো বা কাটা
এটা সত্যিই যে সহজ। আপনার কাছে এমন একটি বিল আছে যার অর্থ প্রদান করা প্রয়োজন, একটি রসিদ বা নথি যা সংরক্ষণ করা উচিত, অথবা এমন কিছু যা বাতিল করা যেতে পারে। এটি আপনার উপর কীভাবে আপনি এই আইটেমগুলিকে সংগঠিত করতে চান, তবে উপরের তথ্যের সাথে লেবেলকৃত তিনটি পৃথক ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করা সহজ হতে পারে।
তারপর, যখনই আপনি মেল পান বা অন্য কোনও আর্থিক নথি পান, সঠিক ফোল্ডারে রাখার জন্য কিছুটা সময় নিন। এই ভাবে আপনার বিল এবং গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি স্থানটি খুঁজে পাওয়া সহজ। তারপর আপনি নিয়মিতভাবে ফোল্ডারগুলি পরিচালনা করতে পারেন এবং স্থায়ীভাবে গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি সঞ্চয় করতে পারেন এবং টা বা টিকিয়ে রাখতে পারেন যা আপনার প্রয়োজন নেই।
সংগঠিত গুরুত্বপূর্ণ দলিল রাখুন
মৌলিক ফাইলিং সিস্টেম যাতে আপনার দৈনিক আর্থিকভাবে পালন করার জন্য একটি ভাল কাজ করবে, আপনি এখনও আপনি রাখা প্রয়োজন গুরুত্বপূর্ণ আইটেম সংগঠিত করতে চাইবেন। সাধারনত, আপনি একটি ছোট ফাইল মন্ত্রিসভা ব্যবহার করে স্বতন্ত্র ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করতে পারবেন
আর্থিক নথিগুলির কিছু উদাহরণ আপনার উচিত:
- ট্যাক্স আয়
- অস্ত্রোপচার
- বন্ধক নথি
- বিনিয়োগ এবং অবসর অ্যাকাউন্ট বিবৃতি
- ওয়ারেন্টি বা পরিষেবা চুক্তি
আপনার ডকুমেন্টস কতক্ষণ রাখা
যেহেতু আপনি নির্দিষ্ট নথির অনুলিপি রাখতে চান, আপনি তাদের কতক্ষণ ধরে রাখা উচিত? কিছু ক্ষেত্রে, আপনি শুধুমাত্র একটি সংক্ষিপ্ত সময়ের জন্য একটি নথি বা ফর্ম রাখা প্রয়োজন হতে পারে, অন্যরা যদি আপনি বছর ধরে ধরে রাখা করতে পারেন।
এখানে কিছু সাধারণ আর্থিক নথি আছে এবং তাদের রাখা সময় বিবেচনা করা উচিত দৈর্ঘ্য।
- ট্যাক্স আয় এটি আপনার ট্যাক্স রিটার্নে আসে যখন আপনি সাত বছর ধরে তাদের রাখা সুপারিশ করা হয় যদি আইআরএস আপনার রিটার্ন নিরীক্ষন করতে চায় তবে সাধারণত 3-6 বছর ধরে আপনার দায়ের তারিখ থেকে ফিরে যেতে হবে। হাতে অতীতের রিটার্নের সাত বছর ধরে রাখা আপনাকে আবৃত করে রাখবে এবং আপনি যদি নিরীক্ষিত হন তবে আপনার জীবনকে অনেক সহজ করে তুলবেন। কেবলমাত্র না কিন্তু যদি আপনি একটি বাড়ি কেনার পরিকল্পনা করেন বা অন্যথায় একটি ঋণদাতা থেকে আয় প্রমাণ প্রমাণ করতে হবে এটি আপনার নখদর্পণে অন্তত কয়েক বছর মূল্যের তথ্য আছে সুন্দর।
- বন্ধক নথি যখন আপনি একটি বাড়ি কিনবেন তখন আপনি ক্লোজিং এ বসতে যাবেন এবং শত শত পৃষ্ঠাগুলির মত মনে হলে আপনার নামটি সাইন ইন করবেন। সাধারনত, আপনি ক্লোজিং এ আপনার যেকোনো জিনিসগুলির সাথে একটি বড় ফোল্ডার পাবেন। এই ব্যাংক থেকে নথি অন্তর্ভুক্ত করবে, ঋণের রূপরেখা, রিয়েল এস্টেট কোম্পানির তথ্য, মূল্যায়ন এবং পরিদর্শন সংক্রান্ত তথ্য এবং আরও অনেক কিছু। যদিও আপনার ঘন ঘন এই জিনিসগুলি বোঝার প্রয়োজন হতে পারে না, আপনি সত্যিই এই নথিগুলিকে অনির্দিষ্টকালের জন্য রাখা উচিত। আপনি ভবিষ্যতে তাদের পড়ুন প্রয়োজন হতে পারে এবং আপনি অবশেষে বাড়ির বিক্রয় করতে গেলে তারা কিছু মূল্যবান তথ্য প্রদান করতে পারে।
- ব্যাংক এবং বিনিয়োগ অ্যাকাউন্ট বিবৃতি। যদি ইন্টারনেট সম্পর্কে এক ভাল জিনিস থাকে তবে আপনি যেকোনো সময় আপনার ব্যাংকের বৈদ্যুতিন কপি এবং বিনিয়োগ অ্যাকাউন্টের বিবৃতিগুলি তুলে ধরতে পারেন। এটি আপনাকে পাওয়া প্রত্যেকটি বিবৃতি রাখা প্রয়োজন নির্মূল। তবুও, আপনি পান প্রতিটি কাগজ বিবৃতি পর্যালোচনা একটি ভাল ধারণা এবং তারা ত্রৈমাসিক হয়, পরের বিবৃতি আসে পর্যন্ত তাদের রাখা। একবার আপনি বছরের শেষ বা বার্ষিক বিবৃতি পান আপনি নিরাপদে সব মাসিক বা ত্রৈমাসিক বিবৃতি টানতে পারেন। এটি আপনাকে কতগুলি টুকরা কাগজগুলি দূর করতে হবে তা কেটে ফেলবে এবং সমস্ত সম্ভাবনাকে আপনি অনলাইনে অতিরিক্ত অনুলিপি পেতে পারেন অথবা একটি দ্রুত ফোন কল করতে পারেন।
- বিল এবং রসিদ। যেমন আপনি ইউটিলিটি এবং ক্রেডিট কার্ড বিলগুলি পান, তথ্য সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার পর এটি একটি বছরের জন্য রাখা একটি ভাল ধারণা। ভুলগুলি ঘটতে পারে এবং আপনার কাছে যদি আপনার বিবৃতিটি সহজেই পাওয়া যায় তবে এটি একটি ত্রুটির বিরোধিতা করা সহজ করে তুলতে পারে। একই জিনিস রসিদ জন্য যায়। আপনার ব্যাঙ্কের বিবৃতির সাথে তুলনা করার জন্য আপনাকে তাদের যথেষ্ট সময় রাখা উচিত যাতে আপনি কোনও ভুল ধরতে পারেন যে, অবশ্যই, রসিদ করের উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে যে কেনাকাটা জন্য হয় না এই ক্ষেত্রে, আপনি একটি অডিট রিপোর্ট আপনার ট্যাক্স রিটার্ন মত সাত বছর পর্যন্ত যারা রসিদ রাখতে চান চাই।
আপনার তথ্য নিরাপদ রাখা
পরিচয় চুরি সাম্প্রতিক বছরগুলিতে একটি বড় সমস্যা হয়ে ওঠে। চোর আপনার ব্যক্তিগত এবং আর্থিক ইতিহাসের বিট এবং টুকরো টুকরো করে নিতে পারে এবং জাল আইডেন্টিটি তৈরি করতে এটি ব্যবহার করে যা আপনার ক্রেডিট ব্যাহত করতে পারে, আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি নষ্ট করে দিতে পারে এবং অন্যথায় আপনাকে একটি বড় মাথা ব্যাথা দেয়। সুতরাং, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি আপনার আর্থিক তথ্য রক্ষা এবং সঠিকভাবে নিষ্পত্তি
প্রথমত, আপনার বাড়ির জন্য একটি কাগজ কাফন ক্রয় বিবেচনা করুন। ঐ সমস্ত পুরাতন ইউটিলিটি বিল এবং এমনকি অব্যবহৃত ক্রেডিট কার্ডগুলি আপনাকে মাসে মাসে মেইল পেতে চোরের জন্য প্রধান টার্গেট হতে পারে। আপনার অব্যবহৃত দস্তাবেজ কাটা দ্বারা আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে আপনি তথ্য চুরি করার কেউ এর সম্ভাবনা কমিয়েছেন।
এর মানে হল যে আপনি আপনার বাড়িতে রাখা ডকুমেন্টগুলি সুরক্ষিত করা উচিত। যদি আপনি বেষ্টনীতে কার্ডবোর্ডের বাক্সে সবকিছু সংরক্ষণ করেন তবে বন্যা হলে কি হবে? তথ্য বছর হারিয়ে যেতে পারে। আগুন বা অন্য কোনও বিপর্যয় থাকলেও একই জিনিস চলে আসে।
যদিও আপনি প্রতিটি একক সম্ভাবনা থেকে রক্ষা করতে পারেন না, আপনি কমপক্ষে একটি শক্তিশালী, বলিষ্ঠ এবং সম্ভবত এমনকি অ্যান্টিভাইরাস ফাইলিং ক্যাবিনেট বা লকিং কন্টেইনার পাবেন যা আপনার নথিগুলিকে অপেক্ষাকৃত নিরাপদ এবং ভুল হাতের বাইরে রাখবে। আপনি ওভারবোর্ড যেতে হবে না, কিন্তু আপনি শুধু আপনার পায়খানা মধ্যে কয়েক পুরাতন জুতো বাক্সে প্রায় বসা সবকিছু, না চান না।
সংগঠিত হচ্ছে এমনকি আপনার উত্তরাধিকারী সাহায্য করতে পারেন
এমন কিছু ঘটলে যে কিছু কিছু ঘটবে, সংগঠিত আর্থিক নথিগুলি আপনার সাহায্যের পরেও আপনার কাজগুলি নিরীক্ষণের জন্য সাহায্য করতে পারে। এটি আপনার এস্টেট প্রতিষ্ঠার স্ট্রিমলাইজ করতে পারেন । যদি আপনার কোন ইচ্ছা থাকে, তবে নির্দেশিকাটির একটি গুরুত্বপূর্ণ চিঠি থাকা উচিত যাতে নির্মাতা জানেন যে এই দস্তাবেজ কোথায় খুঁজে পাওয়া যায়।